In mijn laatste artikel heb ik het gehad over tips en tricks over het proces van het vinden van leveranciers in China. De basis zaken om in de gaten te houden wanneer er keuzes gemaakt moeten worden voor het vinden en kiezen van een leverancier. Nu een goede leverancier gevonden is hoe nu een deal te maken en wat te verwachten tijdens het gehele order-proces.

En laat dit nu hetgeen zijn waar ik het nu met jullie over wil hebben. Mocht je vragen hebben gerelateerd aan het vinden en kiezen van een leverancier wil ik je graag verwijzen naar het eerste artikel (Sourcing uit China 101).

 

Dus mooi! Je hebt een supplier gevonden waar je mee in zee wil en je bent klaar om te dealen. Waar moet je nu op gaan letten? Wat wil je duidelijk hebben voordat je de order plaatst? En misschien nog wel belangrijker, wat kun je verwachten wanneer het proces gestart is?

DE DEAL SLUITEN:

Heel belangrijk , zoals ook reeds in het eerdere artikel gemeld, is dat je alles wat besproken en afgesproken is op papier hebt staan. Bevestiging van de leverancier dat zij/hij akkoord is met de totale deal zoals jij hem hebt voorgesteld. Hierin is het uiteraard van belang dat je voor jezelf alles genoteerd hebt wat onderdeel zou uit kunnen maken van de order. En dan controleren of alles afgevinkt is zoals door jouzelf bepaald.

Wil je kwaliteitscontrole uit laten voeren? Moet er een logo op het product geprint worden? En hoe, met een sticker of met een echte print? Waar wil je dat barcodes worden geplaatst? Welke certificering is er beloofd of moet er geregeld worden? Maten van de dozen waar het product in gaat en welke materialen worden ervoor gebruikt? Moeten er instructies in de doos en in welke taal? En zo kunnen we nog wel even doorgaan! Het is super belangrijk dat al deze zaken overdacht en besproken zijn en meegenomen worden in de deal die je maakt. Probeer niets te vergeten zodat het niet later in het proces nog aangepast of toegevoegd hoeft te worden. Dit geeft namelijk de partij in China de kans om extra kosten te gaan vragen en zaken af te keuren of er in ieder geval heel moeilijk over te doen. Als dit allemaal gedaan is, is de volgende stap om de order rond te maken en te plaatsen.

Bij het rondmaken van de order, zorg ook dat je duidelijk hebt afgesproken wat de betalingsvoorwaarden zijn. De standaard is op dit moment 30% aanbetaling bij plaatsen van de order en dan de resterende 70% bij het afronden van de productie. Vraag hierbij altijd foto’s om aan te laten tonen dat de productie klaar is en je ook gelijk de resultaten kan zien.

 

ORDER MANAGEMENT:

De order is besteld en het schema met einddatum staat vast. De leverancier heeft minimaal een indicatie gegeven van wanneer de goederen klaarstaan voor afhalen, of wanneer ze bij jou worden aangeleverd. Dit laatste is natuurlijk afhankelijk van de incoterms die zijn afgesproken. Ik ga op dit onderdeel op dit moment even niet in detail, transport en incoterms is genoeg om een volledig apart artikel over te schrijven. Maar dit heft natuurlijk invloed op de einddatum, en houd dit ook goed in de gaten. Einde productie datum vs. leverdatum. Bij EXW incoterms willen leveranciers namelijk nog wel eens praten over leverdatum, waarbij ze bedoelen de datum dat de goederen klaar zullen staan bij de fabriek.

Zodra deze periode start, zou ik altijd een schema voor jezelf opstellen. Plan momenten in waarop je contact opneemt met de leverancier. Je zult een balans moeten vinden tussen genoeg contact opnemen dat je niet van de radar verdwijnt, zonder zo irritant te zijn dat het tegen je gaat werken. Ultiem zal je dit voor jezelf moeten bepalen, maar neem minimaal 1 á 2 maal per week contact op om te checken of alles loopt. Elke dag zal je zeker niet ten goede komen, dan zal de irritatie snel groeien bij de Chinese partner. Ga altijd uit van de aanname dat de leverancier nooit uit zichzelf jou tijdens het proces op de hoogte zal houden van het proces. Je blijft op de hoogte en je blijft op hun radar.

Tijdens het proces zal geduld een schone zaak zijn. Afhankelijk van de afgesproken data zal je geduld getest worden. Je wilt natuurlijk zo snel mogelijk je goederen hebben, maar er zullen momenten in het proces zijn dat de leverancier je vragen begint te stellen of moeilijk gaat doen over zaken die reeds waren afgesproken. Is het een probleem als we de verpakking toch anders doen? We willen het logo printen, maar we gaan het toch veranderen in een sticker, is dat ok? Deze “moeilijkheden” kunnen ( en zullen) voor gaan komen tijdens het proces. Dit alles om het makkelijker te maken, makkelijker voor hun! Niet voor jou.

Houd voet bij stuk, blijf je vasthouden aan de afspraken zoals ze zijn bevestigd in de deal (dit is waarom het zo belangrijk is dat alles besproken is en op papier te hebben voor de start van de order). Er kunnen natuurlijk altijd vertragingen zijn, dit kan overall ter wereld gebeuren en dus in China ook. Van een vertraging moet je niet direct nerveus of angstig worden, helaas gebeuren deze zaken nu eenmaal.

Nu is het natuurlijk mogelijk dat ondanks alle voorbereidingen er toch nog wat te binnen schiet dat vergeten is. Of dat hun een vraag stellen die direct impact heeft op de deal of het product. Zoals eerder gemeld, probeer niets te vergeten voor de deal gesloten wordt, maar ongewild kunnen dit soort dingen toch gebeuren.

Op dat moment zal het gesprek wat lastiger worden, probeer het onderwerp altijd aan te dragen als een vraag om bevestiging van het onderwerp en dat het niet vergeten wordt. Ondanks dat je zelf weet dat het niet besproken is, is dit wel een tactische manier van het onderwerp starten. Bijvoorbeeld, hoe ziet de CE sticker er uit? Op deze manier laat je de leverancier subtiel weten dat jij er vanuit gaat dat dit automatisch bij de deal horde. Op dat moment is het spel natuurlijk op de wagen, de leverancier zal in het algemeen vooral veel klagen en zeuren, over hoe moeilijk dit wel niet is. Ze kunnen melden dat het niet kan, of dat dit flink extra gaat kosten. Probeer altijd zelf zwaar te klagen, geef nooit direct toe, en mocht er iets gebeurd zijn dat hun niet goed gedaan hebben in het proces, is dit het ideale moment het tegen ze te gebruiken.

Als het onderwerp inderdaad “nieuw” en niet reeds besproken is. En de “aanname”/”niet weten” rol heeft niet geholpen, zit je helaas waarschijnlijk toch aan extra kosten vast. Op dat moment kan je het beste dit moment als een nieuwe, losstaande onderhandeling zien. En gebruik weer vanaf de start je eigen onderhandelingstechnieken als altijd, geef niet direct je ok op de prijs van de extra actie of service die je vraagt.

Houd er ook rekening mee dat als je om iets extra’s of nieuw vraagt, zij dit wel eens tegen je kunnen gaan gebruiken. Opeens zijn bepaalde dingen toch wel heel erg lastig of zelfs volledig onmogelijk. Dit moet je absoluut niet accepteren, daarom heb je alles op papier staan, geen wijzigingen op de originele deal.  Sterker nog, dit zullen sommige leverancier reeds proberen als jij niet om iets extra’s vraagt. Hou voet bij stuk, en accepteer geen aanpassingen. Dit is in China niet vreemd als onderdeel van het gehele proces. Blijf kalm en geef geen krimp.

Mocht de situatie echt zo worden dat iets onacceptabel is , stel je dan agressief op. Geen scheldwoorden gebruiken, maar het is op dit moment de tijd geworden om duidelijk te maken dat je erg boos bent en dit niet meer acceptabel is. Zorg dat ze jouw boosheid “voelen”. Vertel ze dat het simpel is, dit is de deal die je hebt gemaakt en zij moeten niet zeiken en doen wat er beloofd is.

Op dit moment is het natuurlijk goed om (zoals eerder besproken) een alternatief nog achter de hand te hebben. Maar let op als je deze kaart speelt. Doe dit alleen als er geen andere mogelijkheden meer zijn. Het resultaat op de opmerking “dan ga ik wel naar de concurrent” kan namelijk ook als antwoord hebben: Ok, ga je gaan veel succes. Als dit voor jou geen issue is, kan dit een krachtige tool zijn.

Dit totale spel is iets waar je je het beste op kan voorbereiden, het zal altijd onderdeel zijn van het proces. Niet vaak zo extreme als hier besproken (hopelijk), maar een vorm hiervan zal altijd plaatsvinden.

Blijf altijd jezelf, maar stand your ground!

 

EN DAN ZIJN ER PRODUCTEN:

Als laatste nog kort over het einde van dit proces. Je hebt gevochten voor het goede eindresultaat, of als het meezit netjes gecommuniceerd en een fijn proces gehad. Je krijgt het magische word, DE SPULLEN ZIJN AF! Mooi nieuws, vraag op dit moment altijd om foto’s van de eind producten. Zeker foto’s van zaken waar je specifiek om gevraagd hebt. Foto’s van hoe het is verpakt, je geprinte logo, en hoe stickers of labels er op zitten. Hebben ze jouw EAN (bar) code op de dozen gezet? Vraag om een foto. Eenvoudige reden is, als er iets niet helemaal in orde is, kan je er nu nog wat mee. Als de goederen onderweg zijn, zijn ze betaald en komen ze niet meer terug bij de fabriek. Dus valt er niets meer aan te doen.

Als je tevreden bent met alles, kan je de betaling doen en start het transport proces. Hier gaan we het een andere keer over hebben.