Als een e-commerce verkoper, wil je natuurlijk je focus leggen op sales, marketing en het vinden van dat perfecte product dat als warme broodjes over de toonbank zal gaan. Je wil je energie steken in het perfect maken en bijhouden van je website of je pagina’s op het verkoopplatform dat je gebruikt.

Maar hoe krijg je deze prachtige producten nu op stock? En je wil natuurlijk je voorraad voor een acceptabele prijs hebben, zonder gezonde winstmarges is het natuurlijk helemaal voor niets geweest.

Hoe kan je nu er voor zorgen dat je de juiste kwaliteit voor een goede prijs kan krijgen?

In basis heb je de keuze uit twee opties, je kan je inkoop helemaal regelen met een sourcing agent of je kan er zelf je tijd in gaan steken. Gebruik maken van een sourcing agent kost natuurlijk normaal geld, maar tegelijkertijd spaar je er ook vele uren mee uit, deze tijd kan je dan weer stoppen in de business waar jij zelf mee bezig bent, de zaken waar je je mee wil en moet bezig houden.

Gezien ik zelf onderdeel ben van een sourcing bedrijf, zou ik altijd aanraden gebruik te maken van een sourcing partij waarmee je veel moeilijkheden en tijd uitspaart en bij een specialist laat doen. Maar ik ben natuurlijk verre van objectief in deze en daarom wil ik juist het hebben over een paar basis zaken als je de sourcing zelf wil gaan doen. Wat zijn zaken waar je tegenaan loopt en wat wel en niet te doen. Zodat je de producten ontvangt die je wil hebben, met goede kwaliteit voor een schappelijke prijs.

Dus je hebt je huiswerk gedaan en hebt het perfecte product gevonden dat je wil gaan verkopen, vol enthousiasme wil je nu graag de beste plek vinden om te gaan inkopen.

Er zijn vele plekken waar je product te koop zal zijn, maar laten we eerlijk zijn, de kans dat je in China uitkomt voor een leverancier is redelijk groot. Er is niets mis met het ergens anders kopen en voor specifieke producten kan het zeker zelfs beter zijn het ergens anders in te kopen, maar voor veel producten zal je toch in China terecht komen. Als huidige fabriek voor de wereld bied dit wonderbaarlijke land zo’n beetje alles aan wat er te koop is. Omdat dit het geval is, is er een overweldigend aanbod van leveranciers. Waar te beginnen? Wij te vertrouwen? Krijg ik een goede prijs? Hoe krijg ik mijn spullen hier? Dit zijn allemaal vragen die op je af komen, wanneer je dit zelf gaat aanpakken.

Voor nu wil ik me richten op mensen die nieuw zijn in dit proces, maar wie weet helpt het ook voor meer ervaren mensen. Een aantal basis zaken zullen de revue passeren, met de focus op wat te doen, of misschien nog wel belangrijker, wat NIET te doen.

Voor ik in meer detail een aantal zaken ga benoemen wil ik graag eerst de aandacht leggen op punt dat misschien als te logisch voor woorden zou kunnen worden beschouwd. Hoe voor de hand liggend dit ook is, het is belangrijk om te onthouden dat de perfecte combinatie van prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid, goede MOQ (minimale order hoeveelheid) en levertijden, NIET bestaat!

Jouw eigen tijd is kostbaar en om te zorgen dat je niet fulltime alleen maar met inkopen en sourcing bezig bent, zul je wel een ideaal plaatje in je hoofd moeten hebben, maar rekening houden met het feit dat dit niet ultiem vindbaar gaat zijn. Je zult gedurende het proces een keuze moeten maken om te stoppen met energie in sourcing te stoppen en een deal/leverancier te accepteren! Onthoud altijd dat je een e-commerce verkoper bent, geen inkoop specialist.

 

Dus zonder verdere vertraging hierbij de eerste stappen zoals wij ze zelf ook altijd zouden doen:

• Waar vind ik leveranciers?

Uiteraard is de plek waar je op zoek gaat online. In de digitale wereld waarin we leven kan alles makkelijk online. De tijd dat er jaarlijks twee of drie trips naar China nodig waren om leveranciers en beurzen te bezoeken hebben we achter ons gelaten. Helemaal in de huidige corona wereld waarin we leven. Dit maakt het makkelijk maar tegelijkertijd mis je ook de mogelijkheid om bepaalde controles en informatie te verschaffen die alleen te verkrijgen is als je mensen persoonlijk spreekt en producten in handen kan hebben en testen. Er zijn online vele mogelijkheden, maar realistisch kijkende zal de eerste optie altijd een voor de hand liggende zijn, Alibaba. Dit is het platform waar eindeloos veel leveranciers te vinden zijn, je vind echt letterlijk alles wat je kan bedenken hier. Hierdoor is de uitdaging hier om het kaf van het koren te scheiden, om het bos tussen de bomen te kunnen blijven zien. Maar dit is doodgewoon “the place to be”.

Er is echter nog een tweede optie, een site met de naam 1688, ook dit is een Chinese site maar het grootte verschil is dat deze site eigenlijk bedoeld is voor Chinese kopers. Deze site is minder gebruikt door Europeanen en geeft vaak betere mogelijkheden voor de “kleinere spelers”, dus de personen die producten aanbieden zullen sneller kleinere fabrieken en/of agenten zijn. Dit betekend dat het leveranciers zijn met minder ervaring en kennis, maar hierdoor zijn er ook meer mogelijkheden te vinden voor producten die (nog) niet door iedereen worden aangeboden.

Er zijn een aantal zaken die je altijd moet onthouden wanneer je zoekt via deze sites.

• Wat zijn de Do’s en Don’ts?

Onderschat nooit de leverancier, doe je huiswerk voor je contact opneemt met een leverancier. Zorg dat je alles weet over je product, tot in detail. Wanneer je in contact komt met een leverancier zullen ze jou ook vragen stellen over het product en wanneer jij niet professioneel kan antwoorden op de vragen zullen ze je niet serieus nemen of misbruik willen maken van het gebrek aan kennis. Dit principe kan je ook goed andersom gebruiken. Als je met een person in China spreekt die niet allerlei vragen stelt over het product, en je op alles doodgewoon antwoorden met JA dat kan, zal dit niet de meest professionele leverancier zijn. Stop op dit moment met energie in deze persoon steken en ga door naar de volgende optie.

Geef nooit alle informatie aan de leverancier over wat je zoekt. Technische informatie kan je niet genoeg geven, maar meld nooit welke richtprijzen je hebt, nog niet bij de vijfde maal dat ze dit vragen, ben altijd geduldig en wacht op de leverancier om de eerste prijs te benoemen en pak het vanuit daar op. Zorg dat je nooit de eerste bent die een bedrag noemt!

Een ander ding om goed op te letten is om niet alle informatie over je eigen bedrijf en je plannen te bespreken, zeker in het geval je een startende onderneming bent. In de Benelux zijn we gewend hierover duidelijk te spreken, zodat de toekomstplannen en persoonlijk enthousiasme goed over komen. Dit heeft weer een positieve impact op het vertrouwen en toekomst plaatje op het moment dat er met een bedrijf gesproken wordt. In China heft dit echter geen toegevoegde waarde, ze kijken veel meer naar de huidige situatie van het bedrijf en niet direct naar potentie. Zodra je uitleg geeft dat je een beperkt budget hebt maar er veel toekomst muziek in zit, zullen ze gefocust zijn op de eerste opmerking. Dit resulteerd in het beste geval in slechtere service en in het slechtste geval dat ze niet met je willen werken. De gouden regel is, laat het allemaal groter klinken dan het is! Een beetje bluffen is geen probeleem, noem jezelf bijvoorbeeld gewoon de CEO of de inkoop manager. En meld dat je eerst een kleine order wil plaatsen als een soort test/sample gezien het voor jou een nieuwe leverancier betreft, met daaraan gekoppeld grotere orders in de toekomst.

Een ander belangrijk punt is dat je alle belangrijke communicatie met de leverancier per mail doet. Ze willen graag gebruik maken van WeChat in China en daar is niets mis mee, maar als er belangrijke afspraken gemaakt moeten worden, altijd bevestiging per email vragen. In het bijzonder de email waarmee de deal definitief gemaakt wordt. Alle details zoals jij ze hebt afgesproken en wil van hun, laten bevestigen per email door de leverancier. Het moet op papier staan (digitaal papier in de huidige wereld natuurlijk!).

Als je kwaliteitscontroles wil laten doen, maak het onderdeel van de deal op voorhand, incoterms, bestelhoeveelheden, eigen logo’s print zorg dat het allemaal voor sluiten van de deal op papier staat en bevestigd wordt. In China willen ze alles per WeChat doen en is na het sluiten van de deal alles lastig dat alsnog aangepast moet worden of geen onderdeel van de officiële deal was. Alles heeft dan ook automatisch een prijs en geeft extra kosten. Bij twijfel altijd laten bevestigen waar bij jou twijfel over bestaat.

Als laatste wilde ik eindigen met wat korte reminders van zaken die je altijd moet doen, ze zullen logisch klinken, maar in de drukte van de week worden ze nog wel eens over het hoofd gezien:

• Heb altijd alternatieven achter de hand, ook al ben je ver in onderhandelingen en er van overtuigd dat deze leverancier hem gaat worden. Voor je onderhandelingspositie en je eigen flexibiliteit is dit erg goed. Als de huidige leverancier met allemaal dingen wil aankomen en wijzigingen wil doorvoeren, kan je altijd naar de concurrent overstappen en dit ook melden in het proces. Dit geeft je altijd de optie ergens nee op te zeggen.
• Vertrouw een leverancier nooit 100 %,, maakt niet uit hoe vriendelijk, professioneel of betrouwbaar ze overkomen. Maar dit geld misschien wel voor elk land waar je met een ander zaken doet.

Maar binnen China zelfs al heb je al 4 of 5 orders geplaatst, nooit 100% vertrouwen hebben.

• Nooit aannames doen! Dit klink natuurlijk wel heel erg logisch en makkelijk, maar wanneer je communiceert met iemand aan de andere kant van de wereld, in een andere cultuur, zijn aannames snel gemaakt (door beide partijen). De verschillen in taal, cultuur en denkwijzen zijn waarschijnlijk nog groter dan je zou verwachten. Dus als je iets hebt wat in jouw ogen te voor de hand liggend is om te melden, toch melden, het kan voor iemand anders onlogisch zijn. De betekenis van woorden als goede service en kwaliteit, hebben overall een andere betekenis. GEEN AANNAMES!

Als laatste nog een opmerking over prijzen. Dit is natuurlijk een belangrijk onderwerp. Het bepaald je winstmarges en de positie in jouw markt. De meeste mensen doen de aanname dat ze automatisch worden afgezet in China, en tot op bepaalde hoogte zit hier wel een kern van waarheid in. Echter heft dit niets te maken met het feit dat jijzelf geen chinees bent of een “rijke westerling”. Chinese leveranciers zijn geen duivelse geldwolven die iedereen willen afzetten. De manier waarop Chinezen zaken doen, is de manier die ze gewend zijn, ook zelf in de lokale markt wordt er doodgewoon op deze manier zaken gedaan. Dit wordt niet als verkeerd of asociaal gezien, het is in hun eigen cultuur de manier waarop er gewerkt wordt, of dit nu met een buitenlandse of lokale partij is.

Dus doe je zaken onder de aanname dat je waarschijnlijk iets teveel betaald, en lig hier zeker niet wakker van. Stop die energie juist in je website, je platform of je sale en marketing, dat zijn jouw core business zaken. Dit betekend niet dat er niet te onderhandelen valt, klaag altijd dat het te duur is en zorg dat er van de aankoopprijs afgedongen wordt. Heb voor jezelf een acceptabele prijs in gedachten en als je die haalt, of lager dan die prijs uitkomt, heb je gewoon een goede deal, wat de rest van de wereld je ook meld. Als jij tevreden bent met een prijs, is het een goede prijs, en kan je je tijd spenderen aan de zaken die voor jou de business bepalen.

Tijd is en blijft geld!

Door Maarten de Vreeze